Die Chess Academy-Datenbank ist in einem speziellen Format gespeichert, dem Chess Academy-Datenbankformat. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es höchstmögliche Geschwindigkeit bei allen Datenbankoperationen, wie etwa Suchvorgängen erlaubt.

Die Daten des Chess Academy-Lehrprogrammes sind ebenfalls in einem speziellen Format gespeichert, dem Chess Academy-Format des Lehrprogramms. Es wird durch dieses speziell entwickelnde Format der effektivste Umgang bei der Arbeit mit den Tutordateien garantiert.

In einem Lehrbeispiel werden nur die Züge angezeigt, die bereits auf dem Brett ausgeführt worden sind, aber nicht diejenigen, die noch folgen werden. Dies ist notwendig, weil der Benutzer an mancher Stelle den besten Zug ohne Hilfestellung selbst finden muss. Aus dem gleichen Grund ist auch die Option, zu jedem beliebigen Zug in der Notation zu springen, im Lehrprogramm ausgeschaltet.

Zur Verdeutlichung: In einem Partiefenster aus der Datenbank werden stets alle Züge der geladenen Partie angezeigt. In diesem Fenster können Sie an jede beliebig Stelle der Notation durch Anklicken mit der Maus "springen".

Jedes mal, wenn Sie mehrere Fenster (mit registrierten Datenbanken und/oder Datenmengen) sowie auch die Fenster mit Partien und Lernbeispiele gleichzeitig geöffnet haben, jedes Fenster Ihrer Wahl (soeben angeklicktes bzw. aus dem Fenster-Menü ausgewähltes Fenster) soll als aktives berücksichtigt werden. Alternativ: verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+F6.

Ein Beispiel: Das Fenster "Partieeditierer" ist zur Zeit aktiv.

Praktisch sämtliche Suchoptionen im Chess Academy-Programm erlauben nicht nur das Suchen in einer Datenbank, sondern auch das Suchen in einer Datenmenge bzw. in mehreren Datenmengen gleichzeitig. Wird das Fenster mit einer Datenmenge Zeit aktiv, werden wir solche Datenmenge als aktive bezeichnen. Beim Suchen kann der Anwender die Option "Datenmenge verwenden" aktivieren, um dann ein Suchen nach verschiedenen Kriterien in der aktiven Datenmenge zu ermöglichen.